Hva er et varsel, og hvordan varsler man?
Et varsel er å si fra om kritikkverdige forhold, som for eksempel kan være brudd på etiske retningslinjer, trakassering, lovbrudd, diskriminering, rasisme eller økonomisk mislighold. Varselet kan være noe som har skjedd deg eller andre. Varselet kan gjelde en ansatt eller tillitsvalgt i SKN, i eller utenfor SKN sine arrangementer. Det kan også varsles om kritikkverdige forhold på SKN sine arrangementer som ikke omhandler en enkeltperson.
Vær så konkret som mulig, med hvem og hva du varsler om. Du varsler ved å sende e-post til generalsekretær, be om et møte eller ta kontakt på annet vis. Dersom varselet gjelder generalsekretær varsles styreleder. Det går an å varsle anonymt, ved f.eks. sende e-post fra en anonym e-postadresse eller ringe uten å oppgi navn. Det er likevel anbefalt å varsle med navn, for å kunne behandle varselet best mulig.
Den som varsler skal bli tatt på alvor. Det er generalsekretær som har hovedansvar for å håndtere varslingssaker. Generalsekretær vil ta opp varselet med arbeidsutvalget (styreleder, nestleder og generalsekretær), og dersom det er hensiktsmessig søkes det råd hos eller behandles varselet av en ekstern kompetansegruppe.
Generalsekretær vil som regel ta raskt kontakt med deg for en samtale, der det er anbefalt at du har med deg en du stoler på. Deretter vil generalsekretær samtale med den det varsles mot og andre som kan vite noe om saken.
Etter å ha fått så mye informasjon som mulig, vil arbeidsutvalget eller kompetansegruppen avgjøre om det som har skjedd er et brudd på SKNs etiske retningslinjer, og hvilke konsekvenser det eventuelt vil få for den det ble varslet om.
Generalsekretær vil så langt det er mulig, informere deg om sakens utfall. Varselet behandles fortrolig, opplysninger i saken og varslerens identitet vil ikke bli gjort kjent for flere enn nødvendig. Den det varsles mot, vil få informasjon om at det har kommet et varsel, og opplysninger som er gitt.
Dersom varselet gjelder generalsekretær, skal varselet sendes til styreleder, og generalsekretær er ikke med på å håndtere varselet.
Prosedyre for håndtering av varsler:
-Generalsekretær vil ta opp varselet med arbeidsutvalget (styreleder, nestleder og generalsekretær), og dersom det er hensiktsmessig, søkes det råd hos eller behandles varselet av en ekstern kompetansegruppe.
-Møte med varsler, gjerne med en bisitter hen har tillit til. Varslingssamtaler skal som hovedregel ikke gjennomføres alene.
-Sørge for at innholdet i varslingen blir skriftliggjort så detaljert som mulig og bekreftet som korrekt av varsler (ved underskrift),
-Undersøke de ytre omstendighetene ved situasjoner som varslingen beskriver,
-Ha et eget møte med den det varsles mot, for å høre hens egen beskrivelse av varslingens innhold. Det skal gis mulighet til å ha med seg en bisitter. Håndteringsansvarlig bør ikke gjennomføre samtalen alene. Også beskrivelsen til den det varsles mot skal skriftliggjøres og bekreftes av vedkommende (ved underskrift).
-Undersøkelser og ytterligere informasjonsinnhenting,
-Vurdering av varselet i lys av all tilgjengelig informasjon, hvor det faktum som er mest sannsynlig skal legges til grunn,
-Beslutning om eventuelle sanksjoner,
-Varsler og eventuelle andre berørte informeres om utfallet av saken.
Alle varslingssaker skal fortløpende dokumenteres gjennom egen logg. Dersom møter avholdes mellom varsler og den varselet gjelder skal disse referatføres og undertegnes av begge parter. Disse legges i det fortrolige varslingsregisteret på sikret område. Varslene håndteres i hovedsak av generalsekretær og registreres i en fortrolig mappe. Sentralstyret skal informeres om alvorlige varslingssaker uansett kategori, men varselet skal fortsatt håndteres av generalsekretær.
Beskyttelse og ivaretakelse av berørte parter
Beskyttelse av varsler: Arbeidsmiljøloven gir en lovfestet rett til å varsle anonymt og sikrer at varslere beskyttes. Den som bringer kritikkverdige forhold fram i lyset i SKN skal ikke selv være gjenstand for represalier, verken formelt eller uformelt.
Ivaretakelse av varsler/berørt part: Varslere trenger trygghet og beskyttelse i en sårbar situasjon, og det er et særlig ansvar å ta vare på dem i hele prosessen. Dette inkluderer formidling av tilbud om faglig hjelp. I situasjoner som gjelder svært personlige og sensitive forhold, slik som seksuell trakassering o.l. kan senvirkninger først gjøre seg gjeldende i ettertid. For varslingssaker som SKN håndterer, bør det derfor årlig tas kontakt med vedkommende, med mindre andre tidsintervaller ønskes, for å undersøke om en opplever slike utfordringer og om det er noe som kan gjøres fra organisasjonens side for å bistå. I slike tilfeller må konfidensialitet fortsatt ivaretas og kun sittende generalsekretær ha tilgang på informasjon om hvem dette gjelder. Dersom en av hensyn til konfidensialitet ikke ønsker slik oppfølging, bør dette skriftliggjøres.
Den det varsles mot: Det å få et varsel imot seg er også svært krevende, uansett hva saken gjelder. Avhengig av sakens innhold og alvorlighetsgrad, må de som håndterer saken forsikre seg om at vedkommende har nødvendig støtte tilgjengelig. Faglig hjelp kan også tilbys og formidles, for eksempel gjennom kompetansegruppen. Rettssikkerhet er svært viktig og skal ivaretas, også i behandlingen av varslingssaker.
Sanksjoner ved overtredelse
SKN håndterer alle varsler etter et sanksjonshierarki. Generalsekretær har hovedansvar for å sørge for at varsler om kritikkverdige forhold følges opp i tråd med dette. Det er sakens alvorlighetsgrad og karakter som avgjør hvilke sanksjoner som iverksettes i forhold til vedkommende. Ved en bekymringsmelding kan samtale med impliserte parter, og en beklagelse, muntlig eller skriftlig, i enkelte tilfeller være tilstrekkelig for den berørte part. I slike situasjoner vil ivaretakelse av den svake part være viktig, slik at en på selvstendig grunnlag vurderer om dette er en tilfredsstillende reaksjon utfra sakens alvorlighetsgrad. Slike møter skal alltid referatføres med undertegning av begge parter der en tredjepart er til stede. Den som er berørt eller varsler skal ikke pålegges et ansvar ved å spørre om de tiltak som iverksettes og de sanksjoner som besluttes er tilfredsstillende. Det er organisasjonens ansvar å ta slike beslutninger utfra alvorlighetsgrad og kjennskap til den svake parts situasjon. De fleste bekymringsmeldinger og varslinger i forbindelse med krenkelsessaker er knyttet til asymmetriske maktrelasjoner. Utnyttelse av makt på en slik måte tilsier strengere sanksjoner. SKN følger et sanksjonshierarki for alle varslingssaker, avhengig av sakens karakter og alvorlighetsgrad. Listen er ikke uttømmende og avhenger bl.a. av om det dreier seg om seksuelle krenkelser eller andre typer overtredelser.
Følgende er eksempler på mulige sanksjoner i hierarkisk orden:
-Samtale med krav om beklagelse eller andre reparerende tiltak overfor berørt part og/eller varsler;
-Innkalling til samtale med SKNs generalsekretær der vedkommende varselet gjelder får klar beskjed om å endre atferd og hvilke sanksjoner eller tiltak som vil gjelde dersom så ikke skjer (evt. i kombinasjon med krav om beklagelse eller kompenserende tiltak);
-Restriksjoner vedrørende kommunikasjon med berørt part (eksempelvis forbud mot å sende meldinger, bruk av sms/meldinger, e-poster, telefon, sosiale medier og at kontakt kun kan skje gjennom tredjepart);
-Utestengelse fra arrangementer, møter eller andre fellesarenaer i SKNs regi, relevante årsmøter, nettverksmøter, samt krav om å ikke oppsøke andre fellesarenaer der berørt part kan befinne seg;
-Midlertidig fratredelse fra alle tillitsverv;
-Suspensjon fra tillitsverv for en begrenset tidsperiode;
-Informasjon til relevant valgkomité om kritikkverdige forhold, slik at framtidige verv utelukkes;
-Fratredelse av alle tillitsverv, dialog med den det varsles mot som medfører at ansettelsesforholdet opphører (tillitssvikt mellom organisasjon og ansatt);
-Politianmeldelse, enten ved SKN, ved varsler eller berørt part;
Hver sak er ulik og det vil være en skjønnsmessig vurdering hvilke sanksjoner som bør gjennomføres, avhengig av om det for eksempel dreier seg om økonomiske misligheter, mobbing eller seksuell trakassering.
Det skal være mulig å gjøre opp for seg og kunne legge problemer bak seg og fortsatt ha tillit. For mindre alvorlige forhold kan det legges til rette for dette. Alle varslingssaker vil imidlertid kreve særskilt håndtering; det kan ikke settes likhetstegn mellom tilgivelse og tillit.
Etiske retningslinjer og prosedyre for varsling, vedtatt på sentralt årsmøte 09.03.2024